Die wesentlichen Funktionen im Detail

Mit einem Arbeitsnachweis - wir nennen es Journal - kann Ihr Techniker, Außendienstler oder Monteur seine Leistungen und das verwendete Material dokumentieren. Dabei spielt es keine Rolle, wo dies geschieht, denn die Erfassung kann über jeden normalen Internetbrowser erfolgen. Über Tablet und Smartphone unterwegs genauso wie am PC im Büro.

Datenimport und Export

Die Kundendaten lassen sich aus einem vorhandenen Datenstamm importieren. Neue Kunden können ebenso direkt unterwegs angelegt werden. Und die Artikel-Stammdaten bezieht das System vollautomatisch aus der Warenwirtschaft. Die Eingabe von Artikelnummer, Bezeichnung oder EAN Code genügt, und schon können Sie die verwendeten Materialien sauber auflisten.

Ausgabe von Arbeitsnachweisen

Ein eMail-Versand des Arbeitsnachweises an den Kunden und/oder den Chef ist ebenso möglich wie das Ausdrucken des Arbeitsnachweises. In Kürze wird es auch möglich sein, dass Ihr Kunde direkt am Tablet-Bildschirm unterschreibt. So ist für alle transparent, wann ein Auftrag abgeschlossen wurde und was berechnet werden muss.

Viele Details zur Auftragserfassung

Unser System kann erfassen, wer der Auftraggeber der Leistung ist. gerade bei größeren Kunden ist diese Funktion oft erforderlich. Auf Wunsch kann der vermerkte Auftraggeber automatisch auf der Rechnung ausgegeben werden.

Dank Benutzerverwaltung ist immer direkt klar, welcher Mitarbeiter die Leistung erbracht hat.

Ein internes Notizfeld ermöglicht die Weitergabe von Informationen, die nicht für die Augen des Kunden bestimmt sind.

Das Notizfeld ermöglicht die Erfassung detaillierter Informationen über die erbrachten Leistungen. Zusammen mit der erfassten Zeit wird daraus eine übersichtliche Rechnungsposition. Stundensatz und Anfahrtspauschale lassen sich pro Kunde hinterlegen.

In den Artikelpositionen kann eine unbegrenzte Anzahl von ausgelieferten oder verwendeten Materialien erfasst werden. Freipositionen und die manuelle Anpassung von hinterlegten Preisen sind ebenfalls möglich. Außerdem kann für jede Position ein Hinweis erfasst werden - beispielsweise eine Seriennummer. Diese Informationen können dann direkt als Rechnungspositionen verwendet werden.

Rechnung versenden - vollautomatisch

Mit der Expressrechnung-Funktion kann ein Hinweis an die Warenwirtschaft übermittelt werden, die Rechnung aus dem übermittelten Journal direkt zu erstellen und zu versenden. Gerade für kleinere Einsätze, deren Vorgänge direkt nach Erledigung abgeschlossen sind, ist diese Funktion äußerst praktisch, denn sie reduziert den Verwaltungsaufwand praktisch auf Null.

Ohne aktiviertes Expressrechnung-Häkchen landet das Journal als Auftrag in der Warenwirtschaft und kann dort bei Bedarf ergänzt, angepasst oder mit anderen Aufträgen zusammengefasst werden.

Statistik, Journal-Arten und Archiv

Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf sein persönliches Dashboard, in dem er sehen kann, wieviel Zeit er für welche Tätigkeiten aufgewendet hat. Und natürlich kann der Chef alle Dashboards sehen.

Verschiedene Journal-Arten

Unterschiedliche Journal-Typen helfen dabei zu differenzieren, welche Arten von Leistungen erbracht wurden. In unserem Fall wären das zum Beispiel "Fernwartung", "Service im Büro", "Vor Ort" oder auch "Wartungsvertrag". Diese Journalisten lassen sich beliebig anpassen und erfüllen neben der Anreicherung der Statistik weitere wesentliche Funktionen. Beispielsweise sind sie Grundlage für die Positionstexte auf der Rechnung und sie können Einstellungen für die Berechnung übergeben. So kann bei "vor Ort" eine Anfahrtspauschale berechnet werden, die bei "Fernwartung" nicht verwendet wird. Oder Leistungen aus einem Wartungsvertrag werden pauschal mit 0€ berechnet, die Zeit wird jedoch erfasst. Hier sind zahlreiche individuelle Anpassungen möglich.

Archiv

Zu Recherchezwecken sind alle Arbeitsnachweise über verschiedene Filterfunktionen jederzeit aufrufbar. So kann auch ein spontan einspringender Kollege schnell mal einen Blick auf die Leistungen seines Vorgängers werfen.

Warenwirtschaft - Schlüssel zum Erfolg

Öfter ist hier die Rede von der sogenannten Warenwirtschaft, oder kurz "WAWI". Doch was ist das eigentlich?

JTL WAWI - kostenlos, zuverlässig, einfach zu bedienen - und voll automatisierbar

Wir setzen auf JTL WAWI. JTL ist quasi ein regionales Produkt, welches sich in den letzten Jahren faszinierend entwickelt hat und an dem auch weiterhin fieberhaft weiterentwickelt wird. In seiner Grundausstattung ist JTL WAWI kostenlos. Zu seinen Stärken gehört neben der Anbindung von Online-Marktplätzen auch die Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Dies ermöglicht zusammen mit Arbeitsnachweis.online z.B. den vollautomatischen Versand von Rechnungen per Mail oder Post. Neben den Schnittstellen zu Onlinehandelsplattformen gibt es auch weitere Schnittstellen zur Anbindung an Bankkonten und an Datev. Kontoumsätze werden so automatisch verbucht und Rechnungsdaten landen ohne Ihr Zutun beim Steuerbüro. Eine komplexe Lagerverwaltung darf dabei natürlich nicht fehlen. Alles in Allem bietet JTL WAWI ein enormes Digitalisierungspotenzial.

Zu erwähnen ist noch, dass JTL im Onlinehandel zuhause ist. Wir als Dienstleister haben es jedoch als perfekte Lösung auch für uns entdeckt. Funktionen zur Abbildung einer Fertigung befinden sich aktuell in Entwicklung.

Mehr Infos finden Sie hier: https://www.jtl-software.de/warenwirtschaft

Zentrale Verwaltung von Artikeldaten

Die WAWI verwaltet Ihren Artikelstamm. Artikel können von externen Quellen importiert werden. Über unsere Schnittstelle zu Arbeitsnachweis.online stehen die Artikeldaten automatisch für die Arbeitsnachweise zur Verfügung.

Ausgabe von Auftragsbestätigungen und Rechnungen

In der WAWI werden alle Aufträge zusammengeführt. Sie können dort händisch Aufträge erfassen, die Journals aus Arbeitsnachweis.online werden automatisch importiert. Ebenso können weitere Plattformen wie z.B. Online-Shops oder Marktplätze angebunden werden. Fertige Aufträge lassen sich dann in Rechnungen überführen und versenden. Viele wiederkehrende Klicks können hier voll oder teilweise automatisiert werden - inklusive automatischer Ausdrucke.

Alles automatisch

Journals von Arbeitsnachweis.online werden automatisch übernommen und auf Wunsch automatisch in Rechnungen konvertiert. Der Rechnungsversand kann automatisch erfolgen (durch Anbindung von ePost sogar als echter Brief, ohne dass Sie etwas drucken oder eintüten müssten), ebenso wie der Abgleich der Zahlungen vom Bankkonto. Und die Buchungsdaten werden automatisch an den Steuerberater übermittelt oder zum Import in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert. (Teil-)Automatisierte Bestellungen bei Lieferanten sind ebenfalls möglich.

Verabschieden Sie sich von Word und Excel und anderen umständlichen Lösungen, um Ihre Leistungen in Rechnung zu stellen. Mit Arbeitsnachweis.online und JTL WAWI dauert es von der erbrachten Leistung bis zur Rechnung im Postfach des Kunden nur 100 Sekunden.

Wir beraten Sie gerne zum Wechsel Ihrer Warenwirtschaft.